Personal Assistant / Executive Assistant
ANTARESTAR
Lokasi
Bekasi
Tipe kerja
On-site
Gaji
Rp 3,000,000 - Rp 10,000,000
Deskripsi pekerjaan
- Mengelola jadwal harian, mingguan, dan bulanan CEO secara penuh — termasuk meeting internal, meeting eksternal, appointment pribadi, dan travel arrangement
- Menjadi "tangan kanan" CEO dalam koordinasi ke seluruh C-Level, General Manager, dan Manager di semua divisi — memastikan arahan CEO tersampaikan dan ditindaklanjuti
- Menulis Minutes of Meeting (MoM) untuk setiap meeting yang dihadiri CEO, mendistribusikan ke peserta, dan melakukan follow-up action items sampai selesai
- Mengelola project management di ClickUp: memastikan semua divisi update task tepat waktu, flag task yang overdue, dan report progress mingguan ke CEO
- Follow-up hasil meeting ke semua level (C-Level, GM, Manager) — memastikan keputusan yang diambil di meeting benar-benar dieksekusi, bukan cuma dicatat
- Menyiapkan materi dan briefing sebelum meeting: summary agenda, data yang dibutuhkan, dan konteks pembahasan agar CEO siap masuk meeting tanpa perlu baca dari nol
- Mengelola expense reporting CEO: pencatatan pengeluaran, reimbursement, dan koordinasi dengan tim Finance
- Menyusun dan mengirim komunikasi atas nama CEO: email, memo internal, pengumuman, dan pesan ke tim
- Membantu CEO memonitor KPI dan performa bisnis harian — termasuk aware terhadap angka penjualan, campaign yang sedang jalan, dan isu operasional yang perlu perhatian CEO
- Menjadi filter informasi untuk CEO: memilah mana yang urgent dan perlu ditangani langsung, mana yang bisa didelegasikan, dan mana yang cukup diinformasikan
Tanggung jawab
- Mengelola jadwal harian, mingguan, dan bulanan CEO secara penuh — termasuk meeting internal, meeting eksternal, appointment pribadi, dan travel arrangement
- Menjadi "tangan kanan" CEO dalam koordinasi ke seluruh C-Level, General Manager, dan Manager di semua divisi — memastikan arahan CEO tersampaikan dan ditindaklanjuti
- Menulis Minutes of Meeting (MoM) untuk setiap meeting yang dihadiri CEO, mendistribusikan ke peserta, dan melakukan follow-up action items sampai selesai
- Mengelola project management di ClickUp: memastikan semua divisi update task tepat waktu, flag task yang overdue, dan report progress mingguan ke CEO
- Follow-up hasil meeting ke semua level (C-Level, GM, Manager) — memastikan keputusan yang diambil di meeting benar-benar dieksekusi, bukan cuma dicatat
- Menyiapkan materi dan briefing sebelum meeting: summary agenda, data yang dibutuhkan, dan konteks pembahasan agar CEO siap masuk meeting tanpa perlu baca dari nol
- Mengelola expense reporting CEO: pencatatan pengeluaran, reimbursement, dan koordinasi dengan tim Finance
- Menyusun dan mengirim komunikasi atas nama CEO: email, memo internal, pengumuman, dan pesan ke tim
- Membantu CEO memonitor KPI dan performa bisnis harian — termasuk aware terhadap angka penjualan, campaign yang sedang jalan, dan isu operasional yang perlu perhatian CEO
- Menjadi filter informasi untuk CEO: memilah mana yang urgent dan perlu ditangani langsung, mana yang bisa didelegasikan, dan mana yang cukup diinformasikan
Kualifikasi
- Pengalaman 1-3 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Project Manager, atau Sekretaris Direksi
- Mahir menggunakan ClickUp atau project management tools sejenis (Asana, Trello, Monday) — bukan sekadar tahu, tapi benar-benar bisa mengelola task, timeline, dan reporting di dalamnya
- Mahir Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar) dan Microsoft Office
- Kemampuan menulis yang baik: bisa menyusun MoM yang jelas, ringkas, dan actionable — bukan sekadar transkrip meeting
- Punya pemahaman dasar tentang bisnis, terutama di area e-commerce, marketing, dan sales — minimal paham istilah GMV, conversion rate, campaign, KPI, HPP, dan bisa mengikuti diskusi strategis tanpa bingung
- Komunikatif, tegas, dan tidak sungkan untuk follow-up orang yang lebih senior — karena tugasnya memang memastikan eksekusi dari level C-Level sampai Manager
- Highly organized dan detail-oriented — bisa handle banyak hal sekaligus tanpa ada yang terlewat
- Proaktif dan punya inisiatif tinggi — bukan tipe yang nunggu disuruh, tapi aktif cari tahu apa yang CEO butuhkan sebelum diminta
- Familiar dengan tools AI (ChatGPT, Claude, dll) dan bisa memanfaatkannya untuk efisiensi kerja: drafting email, summarizing dokumen, research cepat
- Gen Z mindset: fast-paced, tech-savvy, adaptif, dan nyaman bekerja di lingkungan startup/scale-up yang bergerak cepat
- Bersedia bekerja dengan jam yang fleksibel sesuai kebutuhan CEO (termasuk di luar jam kantor untuk hal-hal urgent)
- Domisili Bekasi atau bersedia bekerja on-site di Bekasi
Keahlian
Calendar ManagementProject ManagementMeeting Minutes & DocumentationWritten & Verbal CommunicationStakeholder Management